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如何开发利用档案资源 促进审判工作开展

  发布时间:2015-01-15 08:10:12


     法院作为国家的审判机关,它收集和积累的档案主要有诉讼档案、文书档案、人事档案、财务档案、基建档案、声像档案、资料档案等,这些档案不但真实地记载法院在各个时期的业务建设、队伍建设、基础建设的情况,反映我国不同时期的司法制度,法院建设的情况和人民法院贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法令的情况,对国家法制建设、法院工作的现实和长远规划都起着一定的参考和借鉴作用。

    当前深化改革、扩大开放,加快经济建设步伐和社会主义市场经济体制的大潮,为档案工作的深入开展提供了良好的机遇。法院面对新形势,更要进一步解放思想,把握有利契机,自觉进入档案开发利用的主战场,充分地实现档案的价值,提高档案工作的社会地位,促进档案事业的发展。

    档案作为信息的储备形式,具有服务于经济建设的巨大潜在价值。但是只有通过档案部门对档案充分的开发利用,使档案与各项审判工作对接,这种价值才能得以实现。要使档案工作在审判工作中发挥更大作用,必须强化开发利用这个环节,我们必须依据新形势的要求,在适应审判方式改革上做文章,在促进档案信息的流通和转化上下功夫,在改进档案信息开发利用方式和手段上动头脑,不断疏通和拓宽档案信息开发利用渠道,大力进行专题开发、综合开发、深层开发,做到主动服务,切实找到一套档案信息与审判工作完美结合的有效形式。

    档案信息开发利用,对档案工作改革具有促进作用。通过档案信息开发利用工作可以更加敏感地发现档案工作管理机制、管理方式、管理手段等诸多方面的弊端,使档案工作的改革更有针对性和可能性。大胆改革束缚档案工作发展的旧思想、习惯、传统、框框,及时由管理型向服务型转变,由手工管理向现代化管理转变,实现党和国家确定的“宏观管理,微观放开”,不断提高工作效率,增加档案工作活力。

    一、档案信息的开发利用是检验档案工作改革成败与否的客观标准

    三个“有利于”是判断我们各项工作的根本标准,毫无疑问,衡量档案工作改革的成功,也必须以三个“有利于”为标准。

    首先,要转变观念。法院工作形成的不同门类,不同载体的档案,是各项审判工作活动的真实记录。具有使用价值,法院的领导及审判人员在工作中想要达到决策正确、指挥有力、审判公正,应通过查阅档案资料来获得可靠的依据和信息,工作中才能避免失误,减少盲目性,提高工作效率。为此,我们档案部门就要改变过去对档案那种“看家、守摊、保密”的管理方式,努力在开发利用档案信息资源上下功夫,进一步搞活档案资料,变“死”档案为“活”信息,使档案的开发利用工作从封闭、半封闭状态中走出来,开创一个新的局面。

    其次,要加强档案的科学管理,积极发挥档案的效益。档案的内容决定效益是客观存在的,但能否把这些效益发挥出来,这就要求我们必须对档案进行科学的管理,科学管理首先是利用微机辅助进行查找资料,从手工管理档案转化为计算机管理档案,促进档案信息的整理和开发利用。

    再次,要把档案室的工作重点从档案的实体管理和整理中转移到档案信息的开发利用上来,扩大档案的利用率。一个单位档案工作的发展,取决于它是否有生命力,而利用工作的不断深化是档案工作的生命之所在,我们要把坚持开发利用工作作为自己工作的中心。应从三方面入手,第一、积极推行业务部门立卷的原则。第二、从熟悉档案信息入手,了解档案内容,掌握档案家底,及时为利用者扩大查找线索,改变坐等式被动服务为主动多功能服务。第三、提供档案目录,搞好主动服务。第四、努力搞好编研工作,为利用者提供系统档案材料。

    二、强化档案意识,为档案资源信息开发创造一个良好的氛围和环境

    开发档案信息资源必须进行档案的宣传工作。通过举办档案陈列展、介绍档案工作,来沟通和密切利用者和档案部门的关系,使更多的人了解档案,从而充分利用档案,扩大档案工作的影响,为档案资源信息开发开辟广阔前景。档案部门要树立为社会主义审判事业服务的观念,“想利用者所需,供利用者所求,急利用者所难,解利用者所愁”。在档案服务意识的指导下,改革服务的方式、方法、手段和范围,主动展开多种形势的服务,如陈列服务、检索服务、咨询服务等等,这就要求我们具有强烈的服务意识。强烈的服务意识不仅要体现在思想认识方面,还要体现在工作方面,其中完善检索工具至关重要,它是服务意识、服务能力上的具体体现。档案人员要在做好档案编目工作的基础上,建立科学完整的检索体系,最大限度地揭示档案信息在案卷目录这种最基本的检索工具之外,有选择地编制案卷文件目录专题目录,分类目录等多种检索工具,增加检索的深度和广度,满足审判工作对档案的不同需要,更好地为利用者提供服务,从而提高工作效率。

    三、加强积累、注重开发、强化利用,为审判一线服务

    1.提高档案工作效率,加强收集资源积累。对档案部门来说,定期接收归档无疑是丰富室藏量的一个重要途径,但是,要想积累更多的档案信息资源,绝不能仅仅依靠接收的渠道,而是要广泛地建立信息网络,大力开展征集工作。要凭借及时准确的信息反馈,高质高效的工作效率,确保在最短时间内获得最多的信息,积累更多的资源和财富。档案的积累是从浩瀚的信息中,选出有保存价值的信息,确定为长远保存的档案信息,再依据一定的原则和方法进行科学的分类,系统的结合排列,保持文件材料的历史联系和形成规律,使其有序化,成为条理井然的有序信息,便于档案的保管和利用。要使档案收集积累工作不出现漏洞,除了领导和全体干警的认识问题以外,很重要的一条原则就是健全完善工作制度,统一分类方案和立卷类目,约束了干警行为,使之知道怎样做好档案的收集积累工作,为档案开发利用提供了前提。

    2.利用室藏优势,开展资源开发。在当今知识不断更新的信息社会中,各项事业的发展都以惊人的速度进行着,任何一个专业和部门离开了信息就无法生存和发展,这其中就包含着档案信息,显而易见,如果没有古今中外积累下来的丰富档案和资料,“瑰宝”就无法开发和利用,人类就不会有今天的文明,社会就不会有今天的进步。各行各业要获得尽快发展,取得最佳效益,离开了信息资源和流量是无法办到的,离开档案信息的开发和利用,难免要遭挫折、走弯路。

    搞好档案开发和利用就是要利用现代化手段探索法院工作的规律,宏观控制,科学管理,发挥档案的作用,最大限度地促进审判业务的建设,就必须下大力气开展档案资源开发。充分利用室藏优势,集思广益,深入钻研和探索,最大限度地挖掘出档案的内在潜能,再经过科学的分析和整理,编撰出可为社会主义审判事业及法院发展的宝贵材料,正确指导法院的各项工作,为法院工作规划未来,做出科学的预测和决策,提供可靠的依据。

    3.提高档案管理,强化资源利用。随着审判业务工作的日益增加,全社会对诉讼档案的高层次提供利用需求量越来越大,为适应新形式的要求,能及时准确地向社会、各级领导和审判工作人员提供所需的档案资料,自从《档案法》颁布实施以来,我们坚持以《档案法》为指导,认真加强档案管理工作,使档案管理由分散到集中,由混乱变正规,并将档案纳入微机化管理,通过微机化管理档案,促进了我院档案工作日趋完善,档案的利用率也逐步提高,从而大大增强了各级领导和部门的档案意识,以档案为凭证,在社会上,经济上取得一定效益。


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